Obsah

2.1 Seznámení s řešenou problematikou
2.2 Nástroje modulu
2.2.1 Deník záloh
2.2.2 Zálohové doklady
2.2.3 Automatické funkce
2.2.4 Rozšíření standardních nástrojů
2.3 Zpracování zálohových operací
2.3.1 Vystavení zálohové faktury
2.3.2 Zálohový dobropis
2.3.3 Zaplacení zálohové faktury
2.3.3.1 Zaplacená záloha
2.3.3.2 Záloha na kontě
2.3.4 Využití platby
2.3.5 Vratka platby
2.3.6 Práce s více měnami
2.3.7 Vyrovnání více dokladů
2.3.8 Vyrovnání položek záloh
2.3.9 Navrhni platby
2.4 Pokročilé možnosti modulu
2.4.1 Periodické Deníky záloh
2.4.2 Účetní a neúčetní operace
2.4.3 Kódy dimenzí

3.1 Nastavení účtování
3.2 Nastavení listu Deníku záloh
3.3 Nastavení Zálohových dokladů

Text dokumentu je rozdělen do dvou částí:

Zmíněné části jsou postupně určeny širšímu okruhu uživatelů. Předpokládá se, že si administrátor před provedením nastavení modulu, prostuduje všechny části týkající se uživatele.

Opačný směr je možný, není zcela nutný. Tj. pro uživatele může být zajímavé prostudovat i příručku administrátora - doplní si tak informace o vnitřní struktuře a funkcích modulu.

Modul řeší problematiku záloh a zálohových faktur, tj. výdej a příjem nedaňových dokladů, včetně jejich provázanosti na doklady daňové a zpracování zálohových plateb. Řeší následující okruhy:

Nástroje, které lze díky modulu Zálohové faktury využívat, můžeme rozdělit do následujících skupin:

Deník záloh je základem celého modulu, stejně jako je to obvyklé u ostatních modulů informačního systému Navision. V souladu s terminologií informačního systému Microsoft Business Solutions - Navision hovoříme o operacích prováděných prostřednictvím Deníku záloh jako o „účtování“ přestože daná operace nemusí vytvářet žádný účetní zápis.

Účtování v Deníku záloh vytváří vždy Položky záloh a v některých případech i Věcné položky. Tyto zápisy jsou pak uchovávány v Žurnálu záloh, případně ve Finančních žurnálech. Veškeré operace modulu jsou účtovány prostřednictvím Deníku záloh. Některé jsou účtovány manuálně a některé automaticky.

Deník záloh je stejně jako ostatní deníky informačního systému Navision rozdělen na jednotlivé listy, které mohou svým nastavením určovat typ operací, které lze jejich prostřednictvím účtovat. V takovém případě je třeba před pořízením záznamu vybrat správný list deníku. Jaký list má být použit pro jaký typ operace určuje administrátor modulu vnitřním předpisem.

Deník umožňuje účtovat následující typy operací:

Zálohové doklady jsou obdobou standardních prodejních a nákupních dokladů. Stejně tak jsou podle stavu rozděleny na pořizované a zaúčtované. Modul nabízí dva typy zálohových dokladů:

Obdobně jako standardní doklady nabízí zálohové doklady dvě hlavní výhody:

Oba typy dokladů mohou být implementovány v jednoduché a plné verzi. Plná verze oproti jednoduché zahrnuje navíc kromě hlavičky i jednotlivé řádky dokladu, což umožňuje evidovat násobnou vazbu vůči daňovým dokladům. Zatímco jednoduchý zálohový doklad může být svázán pouze s jedním daňovým dokladem, plný může být svázán s neomezeným počtem daňových dokladů.

Zaúčtováním zálohového dokladu proběhne automaticky vytvoření zápisu do Deníku záloh a jeho zaúčtování. Tím vzniká příslušná položka záloh.

Jedná se o vnitřní funkce modulu, které zajišťují provedení některých operací automaticky. Z hlediska uživatele jsou zajímavé tyto tři funkce:

Díky provázanosti modulu Zálohové faktury s moduly Finance, Prodej & pohledávky a Nákup & závazky jsou přidány do standardních modulů tyto další nástroje:

Tato kapitola popisuje postupy zpracování jednotlivých konkrétních případů operací se zálohami. Pro demonstraci jsme zvolili stranu prodejní. Operace na nákupní straně jsou obdobné pouze s rozdílem směru toku plateb a zálohových dokladů. Významné rozdíly budou zmíněny dále v textu.

Všechny zálohové operace lze provést prostřednictvím Deníku záloh, některé lze provést prostřednictvím zálohových dokladů. V případech, kde jsou možné oba způsoby, popisujeme nejprve variantu zálohových dokladů a použití Deníku záloh jako alternativu. V případech, kde lze využít i standardních nástrojů k účtování Položek záloh, zmiňujeme i tuto možnost.

Atributy jednotlivých operací lze rozdělit do skupin:

V popisu operací jsou atributy rozděleny podle těchto skupin.

Poznámka: zaúčtováním zálohových operací vznikají Položky záloh. Tyto položky tvoří saldo záloh, které se dále zobrazuje na kartě zákazníka, resp. dodavatele.

Základním krokem pro práci se zálohami je vystavení Zálohové faktury. Zálohová faktura může mít vazbu na konkrétní prodejní doklad, tedy na Nabídku, Objednávku nebo Fakturu. Přiřazení zálohové faktury k prodejnímu dokladu napomáhá ke kontrole splnění jednotlivých kroků procesu vystavení zálohového dokladu, zaplacení zálohy a dodání zboží / služeb.

Důležité atributy zálohové faktury z pohledu formuláře Prodej zálohové pořizované faktury:

Podle způsobu vedení evidence zálohových dokladů lze dále zaznamenávat odkazy na další dimenze (například střediska nebo projekty).

Připravili jsme nabídku společnosti Krásný domov v hodnotě 12.200,-Kč včetně DPH. Vystavujeme zálohovou fakturu s vazbou na tuto nabídku.

Ve formuláři Prodej zálohové pořizované faktury pořídíme nový doklad. Na záložce Obecné doplníme číslo dokladu a číslo firmy z číselníku zákazníků. Ostatní údaje nám doplní systém automaticky.

Na záložce Fakturace vybereme typ hlavičky Nabídka a číslo příslušné nabídky. Systém nám automaticky doplnil Částku a Částku na dokladu. Ostatní údaje máme dány přednastavením.

Nyní můžeme doklad zaúčtovat funkcí Účto nebo funkcí Účto a tisk s vytištěním dokladu. Tím se nám doklad přesune do zaúčtovaných zálohových faktur a vytvoří se nám Položka záloh.

Saldo záloh zákazníka Krásný domov bylo navýšeno o částku 12.200,-Kč. Informace o saldu záloh můžeme získat na kartě zákazníka.

Protože jsme měli v listu Deníku záloh VÝCHOZÍ, přes který jsme účtovali, nastaveno Kopie zálohových faktur do objednávek, systém nám automaticky vytvořil v daném prodejním dokladu (Nabídce) nový řádek s informací o zálohové faktuře.

V případě použití funkce Vytvoř objednávku bude tento řádek automaticky převeden do Objednávky.

Vazba mezi prodejním dokladem a zálohovou fakturou může být vytvořena rovněž dodatečně po zaúčtování zálohové faktury přímo z řádku prodejního dokladu. Modul umožňuje připojit k jednomu prodejnímu dokladu více zálohových faktur a naopak.

Účtování pomocí Deníku záloh

Pokud bychom účtovali tento případ pomocí Deníku záloh, musíme navíc vyplnit Typ dokladu Zálohová faktura a Typ firmy Zákazník. Ostatní vyplňované údaje v řádku deníku jsou shodné s formulářem v předchozím případě.

Zaúčtováním tohoto řádku vznikne opět stejná Položka záloh a opět se automaticky doplní řádek s informací o zálohové faktuře do prodejního dokladu. Jediný rozdíl tohoto způsobu spočívá v tom, že není uchováván zaúčtovaný zálohový doklad. Záznam v tomto případě zůstává pouze v podobě Položky záloh.

Zálohový dobropis je opačnou operací k zálohové faktuře. Ve formuláři Prodej zálohové pořizované dobropisy jsou proto využívány stejné atributy jako u zálohových faktur. Vazbu na původní doklad lze v Zálohovém dobropisu zaznamenat prostřednictvím pole Typ vyrovnání dokladu a Číslo vyrovnání dokladu (příp. ID vyrovnání dokladu).

Vystavujeme Zálohový dobropis k zaúčtované zálohové faktuře z Příkladu 1.

Ve formuláři Prodej zálohové pořizované dobropisy pořídíme nový doklad. Na záložce Obecné vyplníme číslo dokladu a číslo firmy. Ostatní doplní systém automaticky. Na záložce Fakturace vyplníme pole Částka na dokladu. Pole Částka doplní systém automaticky. Pokud se dobropis vztahuje pouze na část dokladu, lze upravit hodnotu v poli Částka dle potřeby. Dále zadáme Typ vyrovnání dokladu Zálohová faktura a příslušné Číslo vyrovnání dokladu.

Účtování pomocí Deníku záloh

Při účtování tohoto případu pomocí Deníku záloh opět musíme navíc vyplnit Typ dokladu Zálohový dobropis a Typ firmy Zákazník. Ostatní pole se vyplňují shodně s předešlým případem.

Pokud navíc ještě vyplníme Číslo hlavičky dokladu, systém automaticky odstraní původně přidaný řádek z prodejního dokladu.

Zaplacení zálohové faktury je dalším logickým krokem po jejím zaúčtování. Příjem platby lze zaznamenat prostřednictvím Finančního deníku, Deníku přijaté hotovosti nebo Deníku záloh.

Platba má vazbu jednak na zálohový doklad a jednak na daňový doklad. Proto systém při účtování platby vytváří dvě Položky záloh:

Vytvořená Položka záloh typu Zaplacená záloha se může párovat s těmito typy Položek záloh:

Pokud je zápis v Deníku záloh typu Platba účetní, potom je povinné v zápise vyplnit vazbu na Účto skupinu záloh.

Vytvořená Položka záloh typu Záloha na kontě se může párovat s těmito typy Položek záloh:

Pokud je zápis v Deníku záloh typu Platba účetní, potom je povinné v zápise vyplnit vazbu na Účto skupinu záloh. Pro tento typ vytvářené Položky záloh se pak vždy účtuje pohyb ve Finančním deníku.

Významné atributy Platby účtované v Deníku záloh:

Přijímáme platbu na zálohovou fakturu z Příkladu 1 ve výši 12.200,-Kč.

V Deníku záloh vybereme list VÝCHOZÍ, který v našem případě umožňuje všechny druhy operací bez omezení. V řádku deníku nám systém automaticky doplnil Číslo dokladu z číselné řady a Zúčtovací datum. Vybereme Typ dokladu Platba, Typ firmy Zákazník, Číslo firmy 40000 (Krásný domov) a označíme zápis jako účetní. Dále vyplníme Typ hlavičky dokladu Objednávka, Číslo hlavičky dokladu vybereme příslušné číslo objednávky, Typ protikonta Bankovní konto, Protikonto KB, Typ vyrovnání dokladu Zálohová Faktura, Číslo vyrovnání dokladu vybereme ze seznamu otevřených zálohových faktur. ID vyrovnání, Částku a Účto skupinu záloh nám doplnil systém automaticky.

Zaúčtování tohoto řádku nám vznikly dvě položky záloh – Zaplacená záloha, která je uzavřená položkou Zálohové faktury a Záloha na kontě, která zůstává otevřená pro spárování s daňovým dokladem.

Zároveň byly provedeny zápisy na příslušná finanční konta.

Na kartě zákazníka se nám vyrovnala hodnota Saldo záloh a objevila se nám hodnota Platby v poli Nevyužité zálohy.

Na prodejním dokladu byla nahrazena položka typu Zálohová Faktura položkou typu Zálohová platba. Takto je doklad připraven k zaúčtování Využití platby.

Účtování pomocí Finančního deníku

Díky zmiňovanému rozšíření standardních nástrojů lze stejný případ zaúčtovat rovněž pomocí Finančního deníku. Obdobně vyplňujeme Typ dokladu Platba, Typ konta Zákazník, Číslo konta číslo daného zákazníka (v našem případě 40000 – Krásný domov), Typ protikonta a Protikonto podle způsobu platby, Typ vyrovnání dokladu Zálohová faktura a Číslo vyrovnání dokladu příslušnou zálohovou fakturu.

Výsledek účtování Finančního deníku je stejný jako při využití Deníku záloh. V případě účtování prostřednictvím Finančního deníku se vždy provede účetní zápis. Tímto způsobem tedy nelze zaúčtovat platbu pouze do Položek záloh.

Využití platby lze účtovat prostřednictvím Deníku záloh nebo rovnou s daňovým dokladem. Tato operace realizuje využití platby na daňový doklad.

Vytvořená Položka záloh typu Využití platby se může párovat s následujícími typy Položek záloh:

Významné atributy Využití platby účtované v Deníku záloh:

Provedeme zaúčtování Využití platby z Příkladu 3.

Protože jsme při účtování Platby zadali odkaz na daňový doklad, můžeme nyní zaúčtovat Využití platby pouhým zaúčtováním daňového dokladu.

V případě účtování prostřednictvím Deníku záloh by zápis vypadal následovně:

Zaúčtováním vznikne Položka záloh, která uzavře položku typu Záloha na kontě. Zároveň vzniknou standardní účetní zápisy typu Faktura a Platba.

Tím se uzavírá standardní účetní případ a vyrovnává Saldo zákazníka.

Vratka platby je opačná operace k operaci typu Platba. Jedná se o vrácení platby v případě chybné transakce nebo změně obchodní dohody. Vratka platby může být párována s doklady typu:

Nejčastěji vyrovnává položky typu Záloha na kontě. Pro účetní zápis musí být vyplněn Typ protikonta a Protikonto.

Účtování pomocí Finančního deníku

Vratka platby je další operace, kterou lze účtovat rovněž pomocí Finančního deníku. V tomto případě Typ dokladu nevyplňujeme, Typ konta dáme Zákazník a Typ protikonta Konto nebo Bankovní konto. Typ vyrovnání dokladu je Vratka zálohy. Pod Číslem vyrovnání dokladu nám pak systém nabídne všechny otevřené Položky záloh typu Záloha na kontě. Částka je v tomto případě na straně MD, tedy kladná.

Existuje-li vazba platby na prodejní doklad, vratka automaticky odmaže přidaný řádek z prodejního dokladu.

Stejně jako standardní systém umožňuje modul Zálohové faktury práci s více měnami. Pro každý zápis v Deníku záloh, tedy pro každou Položku záloh je evidována měna, ve které byl zápis proveden. Modul přebírá filozofii standardní implementace informačního systému Navision v práci s měnami, takže zápis v Položkách záloh zahrnuje kromě pole Částka, které se vztahuje k dané měně, ve které je zápis prováděn, také pole Kód měny a Částka (CZK). Pokud není kód měny zadán, systém použije lokální měnu, tedy v našem případě CZK.

Během postupného účtování položek, které jsou ve vzájemné vazbě, může dojít k pohybu kursu měny, kterou používáme pro účtování. Díky tomu mohou vznikat kursové rozdíly mezi jednotlivými zápisy. Tyto rozdíly musí být vyrovnány.

Modul rozlišuje dva druhy kursových rozdílů:

Oba druhy mají shodnou charakteristiku. Liší se pouze tím, ke kterému typu operace se váží a tedy na jaká konta mají být účtovány.

Při účtování standardních transakcí jsou zápisy kursových rozdílů vytvářeny automaticky systémem.

Máme objednávku zákazníka Krásný domov v cizí měně (USD). Vystavíme zálohovou fakturu v cizí měně, ale než dojde platba kurs USD se změní.

Standardním způsobem vystavíme zálohovou fakturu s odkazem na dokument prodejní objednávky. Systém nám doplní částku z dokladu v příslušné měně. Datum dokladu je 3.6.

Na záložce Zahraniční obchod doplníme kód dané měny.

Nyní můžeme doklad zaúčtovat. Vznikne nám Položka záloh typu Zálohová faktura s rozdílnými hodnotami v poli Částka a Částka (CZK).

Následně se nám k 4.6. změnil kurs USD z 30,-Kč na 25,- Kč.

Platba zálohy nám přišla 5.6. Provedeme standardní zápis Platby, vyplníme Kód měny a odkazy na příslušný daňový doklad a zálohový doklad, který budeme vyrovnávat. Samozřejmě musíme doplnit i Typ protikonta a Protikonto. Částku nám doplní systém automaticky z vyrovnávaného dokladu. Částka (CZK) se nám automaticky dopočítá podle platného kursu.

Zde již můžeme vidět rozdíl v Částce (CZK) oproti původní hodnotě na zálohové faktuře. Po zaúčtování nám vzniknou tři Položky záloh. Kromě obvyklých položek typu Zaplacená záloha a Záloha na kontě je to položka typu Podrozvahové kursové rozdíly, která vyrovnává rozdíl Částky (CZK) Zálohové faktury a Zaplacené zálohy.

Po zaúčtování daňového dokladu vznikne kromě položky Využití platby ještě položka vyrovnání Kursové rozdíly.

Práce s modulem Zálohové faktury není omezena pouze na vyrovnání dvou dokladů proti sobě, ale zahrnuje i možnost vyrovnání více dokladů proti jednomu. Nejtypičtějším příkladem, který bychom chtěli uvést, je vyrovnání více plateb a více zálohových faktur proti jednomu daňovému dokladu a vyrovnání více daňových dokladů proti jedné zálohové faktuře a jedné platbě.

Máme zaúčtované dvě zálohové faktury na zákazníka Krásný domov ve výši 9.000,- a 9.300,-Kč. Tyto faktury vyrovnáme dvěma přijatými platbami ve stejné výši. Následně tyto zálohy využijeme na úhradu jednoho daňového dokladu.

K těmto zálohovým fakturám zaúčtujeme přijaté platby.

Obě platby pak můžeme využít pro daňový doklad. Vazbu zadáme přímo na řádku Prodejní objednávky. V poli Typ vybereme Zálohová platba a v poli Číslo pak postupně obě Zálohy na kontě, které nám systém nabídne.

Zaúčtováním dodání a fakturace Prodejní objednávky vzniknou automaticky dvě Položky záloh typu Využití platby.

Máme dvě prodejní objednávky společnosti Krásný domov ve výši 9.150,-Kč a 4.880,-Kč. Vystavíme společnou zálohovou fakturu na částku 14.030,-Kč a obdržíme jednu platbu ve stejné výši. Tu pak vyrovnáme s dvěma daňovými doklady.

Obvyklým způsobem nejprve vystavíme zálohovou fakturu a přijmeme její platbu.

Na řádku Prodejní objednávky vybereme typ Zálohová platba a Číslo příslušné Zálohy na kontě. Systém automaticky doplní částku celé zálohy. Tuto hodnotu upravíme na částku objednávky.

Před zaúčtováním nás systém upozorní na existenci nevyužité zálohové platby.

Při výběru stejné položky Záloha na kontě v další objednávce systém již automaticky doplní otevřený zůstatek.

Zaúčtováním dodání a fakturace druhé objednávky dojde k vyrovnání celé položky Zálohy na kontě.

V některých případech mohou zůstat nevyrovnány zaúčtované takové Položky záloh, které mají nebo mohou být spolu vyrovnány. Například položka typu Zálohová faktura a položka Zaplacená záloha. Nejedná se tedy o vyrovnání zaúčtované položky novým zápisem, jak tomu bylo ve všech předchozích případech, ale o vyrovnání jedné zaúčtované Položky záloh jinou. V tomto případě je potřeba využít funkce Vyrovnání.

Vystavili jsme zákazníkovi Krásný domov postupně dvě zálohové faktury ve výši 9.000,-Kč a 9.300,-Kč. Později jsme od zákazníka obdrželi postupně dvě platby ve výši 10.000,-Kč a 8.300,-Kč.

Máme tedy dvě položky záloh typu Zálohová faktura, které nám systém nabídne k vyrovnání při účtování první platby ve výši 10.000,-Kč.

Pro párování s platbou vybereme první z nich, tedy ve výši 9.000,-Kč.

Pro párování s druhou platbou ve výši 8.300,-Kč nám systém nabídne již jen druhou fakturu ve výši 9.300,-Kč. Vybereme, tedy tuto položku.

Zaúčtování těchto čtyř operací nám vznikne celkem 6 položek záloh. Dvě položky Zálohová faktura a dvě položky Zaplacená záloha, které mají být vzájemně vyrovnány, ale v našem případě došlo k plnému vyrovnání pouze u položky Zálohová faktura ve výši 9.000,-Kč a položky Zaplacená záloha ve výši 8.300,-Kč. Zároveň nám ale dvě položky zůstaly vyrovnány pouze částečně, tedy zůstaly otevřeny. Jedná se o položku Zaplacená záloha ve výši 10.000,-Kč, která byla vyrovnávána oproti Zálohové faktuře ve výši 9.000,-Kč, takže zde zbyl zůstatek ve výši 1.000,-Kč. Obdobně máme zůstatek 1.000,-Kč na Zálohové faktuře ve výši 9.300,-Kč, která byla vyrovnávána s platbou 8.300,-Kč.

Vyrovnání obou výše zmíněných otevřených položek docílíme tím, že na jedné z nich použijeme tlačítko Vyrovnání. Systém nám automaticky nabídne všechny otevřené položky dané firmy, se kterými je možno položku zvoleného typu párovat. V našem případě jsme vybírali z položky Zálohová faktura, takže nám byla nabídnuta položka Zaplacená záloha. Po výběru požadované položky pro vyrovnání a potvrzení OK, dojde k vyrovnání obou položek, tedy obě položky jsou uzavřeny se zůstatkem 0,-Kč.

Kromě toho nám samozřejmě zůstaly otevřené dvě položky typu Záloha na kontě, které čekají na vyrovnání s daňovým dokladem.

Součástí Deníku záloh je funkce Navrhni platby. Tato funkce je obdobou standardní funkce Navrhni platby dodavateli a týká se nákupní strany. Zajišťuje dohledání příslušných otevřených položek záloh a automatické naplnění řádků Deníku záloh doklady typu Platba podle zadaných kritérií.

Od dodavatele UP Ostrov v systému existují tři zálohové faktury na částky 2.000,-Kč, 3.000,-Kč a 5.000,-Kč. Použijeme funkci Navrhni platby a systém nám automaticky vytvoří řádky Deníku záloh typu Platba.

V Deníku záloh pod funkčním tlačítkem Platby vybereme funkci Navrhni platby. Tím vyvoláme formulář Navrhni Zálohové platby, který má dvě záložky – Zaúčtovaná zálohová položka a Možnosti.

Na záložce Zaúčtovaná zálohová položka můžeme zadat filtrovací kriteria pro výběr položek záloh, ke kterým chceme navrhovat platby. Základními kriterii jsou Zúčtovací datum, Datum splatnosti, Částka, Typ firmy a Typ dokladu. Ponecháme přednastavenou hodnotu Dodavatel pro pole Typ firmy a pro Typ dokladu vybereme Zálohová Faktura.

Formulář dále umožňuje rozšířit filtr o jakékoli další pole Zaúčtované zálohové položky. V našem případě tedy přidáme pole Číslo firmy a doplníme hodnotu 10000, tedy číslo dodavatele, kterému chceme navrhnout platby.

Na záložce Možnosti dále můžeme vyplnit atributy, které mají být doplněny do navrhovaných řádků Deníku záloh. V našem případě budeme provádět platbu se Zúčtovacím datem 8.6. prostřednictvím Bankovního konta KB.

Po potvrzení volby OK, nám funkce vytvoří příslušné řádky Deníku záloh.

Navržené řádky můžeme akceptovat tak, jak byly vytvořeny funkcí, nebo můžeme některé z nich umazat, případně jakýkoli řádek před zaúčtováním upravit podle aktuální potřeby.

Kapitola se snaží blíže rozebrat některé pojmy a dále se také věnuje rozšířeným vlastnostem modulu.

Obsahuje popis následujících bodů:

Periodický deník záloh je obdobou standardního Periodického deníku. Od Deníku záloh se liší tím, že k jednotlivým řádkům uchovává ještě informaci o frekvenci, metodě a platnosti dané operace. Jak název vypovídá je používán k účtování operací, které se opakují v určité periodě. Po zaúčtování tedy nemaže jednotlivé řádky dokud neuplyne Datum platnosti, pouze posune Zúčtovací datum podle nastavené Frekvence periody a smaže nebo ponechá uvedenou Částku podle zvolené Metody periody.

Metoda periody nabývá dvou hodnot:

Frekvence periody určuje posun, se kterým se má účtovat další operace. V tomto poli se využívá standardního vzorce data, např. 1M – měsíční perioda, 7D – týdenní perioda, atd. Po provedení zaúčtování systém podle tohoto vzorce posune Zúčtovací datum pro další účtování.

Datumem platnosti lze omezit dobu a počet opakování dané operace.

Periodický deník záloh využívá listů Deníku záloh se všemi jejich nastaveními. Účtování se tedy řídí tímto nastavením.

Jak již bylo zmíněno výše, u každé operace Deníku záloh je možno určit, zda bude zaznamenána jako účetní, tedy zda má být proveden rovněž zápis na účetní konta, nebo zda vzniknou pouze položky záloh. Toto rozhodnutí může být provedeno pro každý řádek Deníku záloh zvlášť nebo může být dáno nastavením listu Deníku záloh s platností pro některé typy operací nebo pro všechny operace.

V případě požadavku na provedení účetního zápisu jsou dále rozlišovány operace na Rozvahové a Podrozvahové. Mezi rozvahové operace patří:

Mezi podrozvahové operace patří:

Poznámka: Operace typu Platba vytváří dva zápisy do položek záloh. Jeden rozvahový a jeden podrozvahový.

Poznámka: Pro rozvahové a podrozvahové operace jsou nastavena různá konta účetních zápisů. Nastavení je určeno zadanou účto skupinou záloh. Z hlediska postupu uživatele se účetní operace nijak neliší.

Kromě výše zmiňovaných atributů zápisu Položek záloh, lze využít ještě další doplňující odkazy na ostatní dimenze. Jedná se o:

Použití těchto odkazů je dáno požadavky organizace a jejich použití je upraveno vnitřním organizačním předpisem uživatele.

Hlavním úkolem administrátora je zajistit správné nastavení modulu Zálohových faktur a pečovat o jeho bezproblémový chod.

Tato část dokumentu tedy zahrnuje popis nastavení modulu a některé principy jeho fungování.

Nastavení modulu se skládá z následujících úkonů:

Jak již bylo řečeno, modul Zálohové faktury může být využíván pouze k evidenci položek záloh nebo zároveň i k účtování na finanční konta. V případě, že se rozhodneme provádět účetní zápisy společně se zálohovými operacemi, musíme nastavit především Účto skupiny záloh, které pak mohou být využity v nastavení listu Deníku záloh nebo přímo na řádku Deníku záloh.

Účto skupina záloh obsahuje tato nastavení:

Nastavení listu Deníku záloh je základním a spolu s nastavením účtování nejdůležitějším předpokladem správného fungování modulu Zálohové faktury.

Zvolený list Deníku záloh ovlivňuje jak účtování přímo pomocí Deníku záloh tak i účtování pomocí zálohových dokladů.

List Deníku záloh obsahuje tato nastavení:

V Deníku záloh může být vytvořeno neomezené množství listů s různými kombinacemi nastavení. Tímto způsobem lze jednak usnadnit práci uživatelům a zároveň eliminovat množství uživatelských chyb (např. opomenutí zaškrtnutí volby Účetní zápis). Listy deníku tak mohou být primárním rozlišením operace, způsobu zpracování nebo vazby na dimenze.

Nyní budeme účtovat jednotlivé operace. Nejprve chceme účtovat zálohovou fakturu. Pokud nechceme zadávat vazbu na prodejní/nákupní doklad a další parametry, stačí vyplnit Typ firmy, Číslo firmy a Částku. Dle nastavení se nám nastavil parametr Účetní zápis na hodnotu NE a Typ dokladu se nám při účtování doplní automaticky.

Pokud by se uživatel pokusil změnit nastavené hodnoty, systém tuto změnu nedovolí a upozorní uživatele.

Obdobným způsobem zaúčtujeme platbu. Změníme list Deníku záloh na PLATBA a v řádku vyplníme Typ firmy, Číslo firmy a Částku. V tomto případě musíme vyplnit i Typ dokladu, protože systém by nám nedovolil vyplnit Typ protikonta a Protikonto.

Jako poslední operaci budeme účtovat Využití platby. Opět zvolíme příslušný list deníku, vyplníme Typ firmy, Číslo firmy a Částku. Protože jsme v listu deníku nastavili Vynutit uzavření využití a metodu vyrovnání určuje Účto skupina záloh, kde máme nastaveno Ruční, musíme vyplnit i Typ vyrovnání dokladu a Číslo vyrovnání dokladu. V opačném případě nás systém upozorní hlášením:

Využití nástrojů zálohových dokladů v podobě Zálohových faktur a Zálohových dobropisů v prodeji a nákupu vyžaduje některá další nastavení. Nastavení je zvlášť pro oblast prodeje a nákupu, nicméně nastavované atributy se shodují.

Zálohové doklady mají tato nastavení: