Zápisy vepisované do Deníku záloh v podstatě jedna ku jedné odpovídají výsledně zaúčtovaným Položkám záloh. Proto jsou v kapitole popsány pouze zápisy v Deníku záloh, které jsou prováděné manuálně uživatelem.

Odlišnost zápisů v Deníku záloh od Položkám záloh je dána dvojí povahou zápisu o platbě - zápis o platbě zároveň informuje o uhrazení zálohové faktury, zároveň přivádí prostředky na konto záloh a nabízí je pro využití na daňovém dokladu. Proto je zápis o platbě výsledně účtován do dvou Položkám záloh. Více o tomto rozdílu bude popsáno v kapitole Platba.