Zápisy v Deníku záloh jsou podobné zápisům v Deníku zboží standardního systému Microsoft Business Solutions - Navision. Tj. každý řádek zápisu má určen svůj typ a informace o sobě.

Podobně jako v Deníku zboží, je možné u každého zápisu určit identifikaci Položky záloh, se kterou se má při zaúčtování tato automaticky párovat. Odkaz na takovou Položku záloh je možné určit v poli Vyrovnává položku.

Obecně v sobě drží každý zápis v Deníku záloh informaci o částce, čísle dokladu, částce v CZK, měně, datu účtování, čísle externího dokladu a vazbách na všechny číselníky, které byly zmíněny v popisu datového modelu modulu Zálohové faktury.

Tak v sobě drží i identifikaci pořizovaného dokladu.